Пособието "Търговска кореспонденция и организация на офиса" е написано. за да бъде в помощ на колежаните и студентите от специалността "Икономика на търговията", както и на всички сътрудници във фирми, занимаващи се с търговска дейност. Съдържа всички основни правила, по които трябва да се води търговската кореспонденция, както и образци от основни търговски документи (оферти, поръчки, договори). За улеснение на секретарките в практиката и за по-добро овладяване на тематиката, са описани и общите правила за водене на кореспонденция - различни видове писма и принципи на развитие на деловите отношения на фирмата с други институции и организации. Развити са и някои от най-важните въпроси на мениджмънта във фирмата от гледна точка на офис-организатора: отношенията с различни видове ръководители, как да работим по-ефективно и въобще най-важните въпроси, които трябва винаги да се следят при управлението на фирмата. Приложен е речник на най-важните търговски термини.

Пособието е написано в памет на старши преподавател Надежда Костадинова Червенакова. Тя години наред преподаваше дисциплината "Търговска кореспонденция" пред студенти и колежани от специалността и допринесе много за утвърждаването на тази полезна за обучаващите се дисциплина. При създаването на това помагало са използвани и записки на лекции на ст. преп. Н. Червенакова.

*

Съдържание


Глава 1
СЪЩНОСТ НА ТЪРГОВСКАТА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ 7

I. Начин на оформяне на документа 9
1. Писмо 9
2. Оформяне на търговското писмо 9
3. Принципи на деловите контакти 12

II. Общоприети писмени конструкции 17
1. Обръщения 17
2. Начални фрази 17

III. Предварителни контакти за сключване на сделка
1. Кореспонденция, свързана с проучвания на пазари и запитвания 18
2. Оферти 20
3. Поръчки 25

IV. Транспортиране на стоките 27

V. Рекламации 29

VI. Плащания 31

VII. Делова кореспонденция с банки и финансово-брокерски компании 33

VIII. Делова кореспонденция, свързана с бизнес отношения 34

IX. Фирмена дейност 38

X. Предложения за срещи 39

XI. Делови писма, свързани с бизнес пътувалия 42

XII. Писма, свързани с бизнес пътувания 47

XIII. Писма за изказване на благодарности 48

XIV. Подход при писане на бизнес доклади и отчети 50

XV. Договор. 55

XVI. Телефонен разговор и умението да се слуша 57


Глава 2
СЛУЖЕБНИ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ 62

1. Типове ръководители 62
2. Как да помогнем на нов колега да навлезе в работата
3. Изготвяне на служебни справки, референции и длъжностни характеристики 82


Глава 3
ФИРМЕНА КУЛТУРА 90

1. История на създаване на фирмата 90
2. Фирмени ценности 95
3. Фирмени символи 96
4. Фирмени ритуали 98
5. Фирмени герои 101


Глава 4
СЛЕДЕНЕ НА ВАЖНИ ВЪПРОСИ 103

1. Изясняване на компетенции 104
2. Когато сте в отпуска 104
3. Как да работим по-ефективно? 105
5. Правила за подписване на писма и документи 113


Глава 5
КОМАНДИРОВКИ В СТРАНАТА 115

1. Пътни пари 116
2. Дневни пари 116
3. Квартирни пари 117
4. Отчетност и контрол 117
5. Работа с факс 118


ПРИЛОЖЕНИЕ
Речник па търговските термини 121